Als Laura Lee Sparks ihren Job als Kanzleimanagerin aufgab, um ihr eigenes Unternehmen zu gründen, wusste sie von Anfang an, dass es bestimmte Aufgaben gab, die sie nicht übernehmen wollte. Die Inhaberin von Legal Marketing Maven – einer Firma, die Anwaltskanzleien dabei hilft, ihre Praktiken durch Outsourcing zu rationalisieren – übte von Anfang an, was sie predigte, indem sie einen externen Buchhalter einstellte und langsam ihr virtuelles Team von Vertragspartnern erweiterte. Innerhalb weniger Monate erreichte ihr Geschäftsumsatz sechsstellige Zahlen.

“Die meisten Unternehmer haben große Talente, aber oft glauben sie, dass sie alles schaffen können”, sagt Sparks. “Das kann das Wachstum des Unternehmens wirklich zum Stillstand bringen. Durch die Auslagerung der täglichen Back-Office-Tätigkeiten hat die Unternehmerin mehr Zeit, um sich auf die Erwirtschaftung von Einnahmen zu konzentrieren”.

Unternehmer haben Outsourcing lange Zeit als eine Strategie gesehen, die dem Großkapital vorbehalten war, aber die Technologie hat es zu einem leichter zugänglichen Werkzeug für kleine Unternehmen gemacht – und für einige kleine Firmen hat Outsourcing einen starken Einfluss auf ihr Wachstum, ihre Produktivität und ihr Endergebnis gehabt.

“Heutzutage lagern immer mehr kleine Unternehmen Aufgaben aus, weil die Technologie so weit fortgeschritten ist, dass Fachleute von jedem Ort der Welt aus arbeiten können, verbunden mit der Verfügbarkeit und Zugänglichkeit extrem qualifizierter Fachkräfte, die sich entschieden haben oder gezwungen waren, die Unternehmenswelt zu verlassen, wie z.B. virtuelle Vorstandsassistenten, Marketingdirektoren, Grafikdesigner, Transkriptionisten, Rechtsanwaltsgehilfen, Webdesigner, Personalberater, Buchhalter, PR-Direktoren, IT-Spezialisten, und die Liste geht noch weiter”, sagt Sparks. “Diese Freiberufler kommen als Subunternehmer an Bord und ersparen dem Kleinunternehmer die Last der Zahlung von Gemeinkosten, die mit Lohnsteuern und Ausgaben wie Krankenversicherung und Arbeitsunfallversicherung verbunden sind, sowie die Platzbeschränkungen, die das Wachstum eines Unternehmens im eigenen Haus mit sich bringen kann”.

Die ersten Schritte in Richtung Outsourcing können zeitaufwendig sein, aber wenn man herausfindet, wie man sein Unternehmen mit Hilfe von externen Fachleuten aufbauen kann, kann man die Effizienz steigern und Größenvorteile erzielen. “Fortschrittliche Unternehmer erkennen die unaufhaltsame Macht des Outsourcings, wenn es darum geht, Aspekte ihres Geschäfts zu handhaben, die zwar wesentlich sind, aber für sie persönlich einfach keinen Sinn machen”, sagt David Walsh, Unternehmer und Autor von Source Control, einem E-Book über effektives Outsourcing kleiner Unternehmen. “Kleine Unternehmen, die durch einen globalen Pool von Humankapital ergänzt werden, können direkt mit den größten Akteuren in ihrem Bereich konkurrieren und gewinnen.

Wann Sie outsourcen sollten

Für jedes Unternehmen ist der richtige Zeitpunkt für die Auslagerung anders. Einige Unternehmen haben internes Personal, um die täglichen Aktivitäten zu erledigen, benötigen aber möglicherweise externe Hilfe, um neue Projekte durchzuführen, die keinen weiteren Vollzeitmitarbeiter rechtfertigen. Wenn Sie und Ihre derzeitigen Mitarbeiter nicht in der Lage sind, das Tagesgeschäft Ihres Unternehmens zu bewältigen und das Unternehmen zufriedenstellend aufzubauen, kann es an der Zeit sein, über eine Auslagerung nachzudenken. Für Tonya Thomas, Präsidentin von The Small Office Assistant, war der richtige Zeitpunkt gekommen, als ihr klar wurde, dass sie, obwohl sie wollte, dass ihr Unternehmen wächst, zu ihrer Zeit keine Zeit mehr hatte, dieses Wachstum zu verfolgen.

“Zuerst hatte ich das Gefühl, dass ich die einzige Person war, die die Arbeit effizient erledigen konnte; ich wollte die Kontrolle über alles haben”, sagt Thomas. “Aber ich wollte, dass mein Unternehmen wächst und um das zu erreichen, musste ich loslassen und anfangen zu delegieren. Das Loslassen zahlte sich aus: Im ersten Jahr, in dem sie anfing, ihr Arbeitspensum mit Hilfe von Auftragnehmern zu bewältigen, verdoppelte Thomas die Einnahmen ihres Unternehmens.

Für sehr kleine Unternehmen empfiehlt Sparks von Anfang an Outsourcing. Sie schlägt vor, mit einem Buchhalter und einem virtuellen Assistenten zu beginnen und das Team von dort aus zu vergrößern. In ihrem eigenen Unternehmen hat Sparks nun Verträge mit einem virtuellen Buchhalter, einem Webdesigner, einem Ghostwriter, einem Grafikdesigner, einem Assistenten der Geschäftsführung und einem Projektmanager abgeschlossen.

Was outsourcen ist

Möglicherweise lagern Sie bereits einige Geschäftsaufgaben aus, wie z.B. die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder Hintergrund- und Kriminalitätsprüfungen für die Beschäftigung. Und heutzutage kann fast jede Aufgabe ausgelagert werden, da so viele qualifizierte Fachleute die Unternehmenswelt verlassen, um als Freiberufler oder Auftragnehmer zu arbeiten. Doch nur weil Sie eine Aufgabe auslagern können, heißt das noch lange nicht, dass Sie es auch tun sollten.

“Lagern Sie nicht etwas aus, nur weil Sie es nicht tun wollen”, sagt Jim Lanzalotto, Direktor bei Scanlon Louis, einem Unternehmen für Marketing und strategisches Outsourcing. “Manchmal gibt es Dinge, die Sie nicht tun wollen, die aber für Ihr Kerngeschäft wichtig sind”, sagt Jim Lanzalotto.

Bevor Sie sich entscheiden, welche Aufgaben Sie auslagern können, werfen Sie einen genauen Blick auf Ihr Unternehmen und ermitteln Sie Ihre Stärken und Werte. “Kleine Unternehmen müssen ihre Kernkompetenzen und -fähigkeiten identifizieren und ihre eigene F&E, ihr Talentmanagement und ihre Ressourcen darauf konzentrieren, in diesen Bereichen die Besten ihrer Branche zu sein”, sagt Marc Resnick, Ph.D., ein Berater für Kleinunternehmen und Direktor des Instituts für technologische Innovation an der Florida International University. “Die Auslagerung irgendeines Aspekts wäre ein großer Fehler, weil sie dann nichts mehr anbieten würden, was ihre eigenen Kunden anderswo nicht bekommen könnten. Ein kleines Unternehmen, das sich auf Produktdesign konzentriert, sollte also nichts auslagern, was mit der Entwicklung seines internen Designtalents oder seiner Designaktivitäten zu tun hat. Aber sie sollten alle Möglichkeiten für die Auslagerung tangentialer Prozesse wie Gehaltsabrechnung, IT und so weiter untersuchen”.

Die Arten von Aufgaben, die am besten ausgelagert werden, lassen sich in drei allgemeine Kategorien einteilen, so Gregg Landers, Direktor für Wachstumsmanagement bei CBIZ MHM, dem achtgrößten Buchhaltungs- und Unternehmensdienstleister der Nation. Sie umfassen:

  • Hochqualifizierte oder leitende Fachkenntnisse. Zum Beispiel müssen Sie vielleicht nicht das Gehalt eines CFO zahlen, aber Sie könnten eine Person auf CFO-Niveau ein paar Mal im Monat kommen lassen, um Finanzanalysen zu erstellen und sicherzustellen, dass der Buchhalter die Bücher gut führt, sagt Landers.
  • Sich stark wiederholende Aufgaben. Kreditorenbuchhaltung, Dateneingabe und Versandinventar könnten in diese Kategorie fallen.
  • Spezialisiertes Wissen. “Ein Beispiel könnte die IT-Unterstützung für Ihr Buchhaltungssystem oder Ihr Netzwerk sein”, sagt Landers. “Möglicherweise können Sie sich einen Vollzeit-IT-Mitarbeiter nicht leisten oder benötigen ihn nicht, und es ist einfacher, zu einem ausgelagerten Anbieter mit den richtigen Fähigkeiten zu wechseln, wenn sich Ihre IT-Bedürfnisse ändern”, so Landers.

Die richtigen Auftragnehmer finden

Bevor Sie die Zügel in die Hand nehmen, stellen Sie sicher, dass Sie mit dem richtigen Partner zusammenarbeiten. Obwohl die Technologie es viel einfacher als früher macht, fähige und zuverlässige Outsourcing-Anbieter zu finden, ist der Auswahlprozess nach wie vor von entscheidender Bedeutung. Ein guter Ausgangspunkt ist Ihr eigenes Netzwerk; fragen Sie andere Geschäftsinhaber oder Ihren Buchhalter, Anwalt oder Bankier, ob sie Ihnen einen Anbieter empfehlen können, der die von Ihnen benötigten Dienstleistungen anbietet. Online-Netzwerke wie LinkedIn und Twitter machen es Ihnen leicht, Ihre persönlichen Netzwerke zu erweitern und nach Empfehlungen zu fragen.

In Ermangelung einer guten Empfehlung durch einen Freund oder Bekannten gibt es andere Möglichkeiten. Thomas lokalisierte Anbieter, indem er Anzeigen auf einer “Work-at-home”-Website platzierte und Ausschreibungen bei professionellen Handelsorganisationen einreichte. Lanzalotto sagt, dass die örtlichen Handelskammern zwar in der Regel nicht einen Anbieter gegenüber einem anderen empfehlen können, dass aber ein Berufsverband oder eine Berufsgruppe oft den richtigen Partner für Ihre Bedürfnisse empfehlen wird.

Eine Reihe von Online-Diensten wie oDesk, BidModo und eLance dienen Bauunternehmern und Geschäftsinhabern als virtuelle Marktplätze, um Kontakte zu knüpfen und Arbeitsbeziehungen zu beginnen. Jack Groetzinger, Mitbegründer von SeatGeek.com, einem in Manhattan ansässigen Unternehmen, das Ticketpreise für Sport- und Musikveranstaltungen prognostiziert, arbeitet über oDesk regelmäßig mit Auftragnehmern zusammen, um Fotos zu sammeln und Ticketpreisdaten zu erfassen. Neben einer Vollzeitbelegschaft von sieben Mitarbeitern arbeitet SeatGeek nun mit Auftragnehmern zusammen, die von den Philippinen bis Pine Bluff, Ark. und Aurora, Colo, verstreut sind. Bei der Einstellung von Freiberuflern, sagt Groetzinger, achte er am meisten auf das Feedback, das sie von anderen Arbeitgebern erhalten haben.

“Den richtigen Anbieter zu finden bedeutet, Zugang zu den richtigen Informationen über die potentiellen Auftragnehmer zu haben”, sagt Zack Fuentes, CEO von BidModo. Auf Outsourcing-Sites kann man in der Regel sehen, wie frühere Kunden die Arbeit potenzieller Anbieter bewertet haben, sowie detaillierte Profile der Anbieter.

Unabhängig davon, ob Sie einen webbasierten Marktplatz, eine persönliche Empfehlung oder einen personalisierten Matchmaking-Berater nutzen, der Schlüssel zur Identifizierung des richtigen Auftragnehmers liegt darin, genau zu wissen, wonach Sie suchen.

“Stellen Sie zunächst genau fest, welche Leistungskennzahlen für jede Aufgabe die Sie auslagern möchten, wichtig sind”, sagt Resnick. “Einige Outsourcing-Anbieter konzentrieren sich auf Geschwindigkeit auf Kosten der Qualität oder umgekehrt. Das ist in Ordnung, solange es eine gute Übereinstimmung gibt zwischen dem, was das kleine Unternehmen will, und dem, worauf sich der Anbieter spezialisiert hat. Aber viele kleine Unternehmen erkennen nicht, dass es große Unterschiede zwischen den Outsourcing-Anbietern gibt und wählen die falschen aus. Ein offenes und klares Gespräch mit potenziellen Auftragnehmern über diese wichtigen Leistungskennzahlen ist unerlässlich”.

Es zum Laufen bringen

Nachdem Sie einen Anbieter gefunden haben, ist Ihre Arbeit noch nicht beendet. Selbst nachdem Sie die Referenzen geprüft haben, “scheuen Sie sich nicht, ein wenig mehr Zeit in die Ausarbeitung eines spezifischen Vertrags zu investieren, der genau festlegt, welche Leistung erwartet wird”, sagt Resnick. “Setzen Sie Anreize ein, um den Outsourcer zu motivieren, sich auf das zu konzentrieren, was Ihnen am wichtigsten ist, statt auf seine eigenen Präferenzen oder seine Annahmen darüber, was Sie wollen.

Kommunizieren Sie Ihre Erwartungen und die in der Arbeit enthaltenen Schritte klar und deutlich; gehen Sie niemals davon aus, dass die Auftragnehmer denken, was Sie denken. “Wenn es ein Problem mit der Arbeit gibt, bin oft ich der Schuldige, da meine Anweisungen vielleicht nicht klar genug waren”, sagt Jeremy Belcher, Eigentümer von FoxyMelody.com, der über eLance zahlreiche Auftragnehmer eingestellt hat. “Es ist sehr wichtig, dass die Anforderungen und Erwartungen zu Beginn dargelegt werden und dass nichts der Vermutung überlassen wird”.

Selbst wenn Sie Ihre Erwartungen klar formulieren, “wird es auf der Seite des Anbieters eine Lernkurve geben”, fügt Belcher hinzu. “Halten Sie durch. Der Anbieter wird besser werden, und Sie werden die Freiheit haben, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren”.

Ihre letzte Verantwortung als erfolgreicher Outsourcer besteht darin, zurückzutreten, die Kontrolle abzugeben und Ihren neuen Teammitgliedern zu erlauben, die Arbeit zu tun, für die Sie sie angestellt haben. “Sie brauchen ein gewisses Maß an Vertrauen”, sagt Resnick. “Wenn Sie Ihr gesamtes Outsourcing mikromanagen wollen, gehen die Einsparungen an Aufmerksamkeit und Zeit im Management, die der ganze Sinn des Outsourcings ist, verloren.

Wenn Sie es gewohnt sind, alles selbst zu tun, sollten Sie in Erwägung ziehen, die Verwaltung der Outsourcing-Beziehungen an ein anderes Mitglied Ihres Management-Teams zu delegieren, ein Schritt, der Ihnen helfen kann, loszulassen, so Resnick.

“Es geht weniger um Logistik als um eine reine Denkweise”, fügt Walsh hinzu. “Viele Eigentümer sind stolz darauf, die Welt auf ihren Schultern und ihre gesamte Organisation im Kopf zu haben. Das eigene Geschäft zu kennen, ist entscheidend, aber sich selbst unentbehrlich zu halten, ist leichtsinnig und unkalkulierbar. Machen Sie sich klar, dass es die klügste Investition in den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens ist, wenn Sie sich aus dem Low-Level-Geschäft zurückziehen.

Kosten vs. Gewinn abwägen

Berechnung der Kosten

Was können Sie also erwarten, um einen Auftragnehmer dafür zu bezahlen, dass er es Ihnen ermöglicht, sich über die alltäglichen Aufgaben zu erheben und ein besseres Geschäft aufzubauen? Das hängt von der Art der Arbeit ab, die Sie kaufen, vom Qualifikationsniveau und vom Standort Ihres Anbieters sowie von Ihren eigenen Präferenzen.

SeatGeek’s Groetzinger sagt zum Beispiel, dass Sie über Online-Mietseiten Auftragnehmer in Entwicklungsländern finden können, die für weniger als 1 Euro pro Stunde arbeiten. Während in Deutschland ansässige Auftragnehmer wahrscheinlich höhere Gebühren verlangen werden, können diese in ländlichen Gebieten niedriger sein als in Großstädten, wo die Lebenshaltungskosten höher sind.

“Zahlen Sie immer jemandem das, was er wert ist, unabhängig vom Standort, aber berücksichtigen und nutzen Sie die Währungsunterschiede, die sich oft zu Ihren Gunsten auswirken. Der Wert des Ortes ergibt sich über Stunden. Wenn Sie nicht das Ergebnis erhalten, das Sie brauchen, spielt es keine Rolle, wie viel Zeit Ihr Auftragnehmer auf dem Weg dorthin aufgewendet hat. Ziehen Sie unterschiedliche aufgabenbezogene Vereinbarungen in Betracht, während Sie neue Anbieter evaluieren, und gehen Sie zu einem Festpreisvertrag über, sobald Sie sich von deren Fähigkeit überzeugt haben, konsistent zu liefern.

Die Herausforderungen angehen

Obwohl Outsourcing für ein kleines Unternehmen große Vorteile bringen kann, ist es nicht ohne Herausforderungen. Wenn Sie sich für die Zusammenarbeit mit Offshore-Anbietern entscheiden, können Sprachbarrieren und Zeitzonen schwer zu überwinden sein. Walsh sagt jedoch, dass die Konzentration darauf, die eigene Kommunikation deutlich zu machen, dazu beitragen kann, Verwirrung für diejenigen zu beseitigen, die keine englischen Muttersprachler sind. Und “Zeitzonen schaffen mehr Möglichkeiten als Unannehmlichkeiten, da Sie Ihre produktiven Stunden verlängern können, indem Sie Aufgaben während des Arbeitstages an jemanden übergeben”, sagt Walsh. “Weisen Sie eine Aufgabe nachts zu, und wenn Sie wach sind, ist sie abgeschlossen und wartet auf Sie”.

Genau wie bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters gibt es Sicherheitsrisiken, wenn man Aufgaben an einen ausgelagerten Anbieter übergibt. “Die Herausforderung besteht darin, die Funktionalität sicher auszulagern und zwar so, dass die persönlichen Daten der Mitarbeiter und die Kundendaten nicht gefährdet werden”, sagt Jonathan Gossels, Präsident von SystemExperts, einem Beratungsunternehmen für Sicherheit und Compliance.

Wenn Auftragnehmer mit Kreditkartendaten arbeiten, empfiehlt Gossels, ihre Erklärung zur Einhaltung des Payment Card Industry Data Security Standard zu überprüfen; wenn sie Informationen zu Gesundheits- oder Sozialleistungen bearbeiten, sollten sie ihre Erklärung zur Einhaltung des HIPAA überprüfen. Um einen allgemeinen Eindruck von der Sicherheitspolitik und den Sicherheitspraktiken des Auftragnehmers zu erhalten, sollten Sie sich die Erklärung zur Einhaltung der ISO 27002 ansehen.

“Der wichtigste Schritt, den ein Unternehmer zum Schutz seiner Daten unternehmen kann, besteht darin, dem ausgelagerten Dienstleister nur die absolut notwendigen Mindestdaten zur Verfügung zu stellen, die der Dienstleister zur Durchführung seiner Arbeit benötigt”, so Gossels.

Thomas, der Assistent des kleinen Büros, entdeckte die Bedeutung des Schutzes von Kundendaten, als einer ihrer unter Vertrag genommenen virtuellen Assistenten Thomas einen Kunden für sein eigenes virtuelles Assistenzgeschäft stahl. Statt direkt mit den Kunden zu arbeiten, kommunizieren Thomas’ Vertragsarbeiter jetzt anonym über das Online-System des Unternehmens mit ihnen und Thomas selbst dient als alleiniger Kundenkontakt.

Die Früchte ernten

Obwohl es Risiken gibt, bietet das Outsourcing den Unternehmern letztlich große Vorteile. Der Prozess erlaubt es Ihnen, ein Team von qualifizierten Fachleuten aufzubauen, ohne die Kosten von Vollzeitmitarbeitern zu erhöhen, und sich nicht mit Aufgaben zu verzetteln, die ohne Ihre Aufmerksamkeit erledigt werden können, sagt Sparks. Es ist eine erschwingliche, bewährte Strategie für das Wachstum Ihres Unternehmens, ohne dass es Ihr Leben übernimmt.

“Die Übergabe von Arbeit zwingt Sie dazu, Ihre Aktivitäten und die zu ihrer Durchführung unternommenen Schritte objektiv, rücksichtslos und systematisch zu überdenken”, sagt Walsh. “Die Definition eines Prozesses spült Ineffizienz aus.”

Wenn Sie outsourcen, können Sie Ihre Zeit, Aufmerksamkeit und Ressourcen auf die Kernkompetenzen Ihres Unternehmens konzentrieren – und Ihre Zeit damit verbringen, neue Ziele zu setzen und Wege zu finden, diese zu erreichen.