Alle Landesregierungen und die Bundesregierung verlangen von den Unternehmen, dass sie genaue Aufzeichnungen über die Anzahl der Arbeitsstunden der Beschäftigten für die Berechnung des Gehaltsschecks führen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Aufzeichnungen, die Sie für Ihr Unternehmen führen, korrekt sind. Auch wenn Sie Geld für ein teures Zeitkartensystem ausgeben könnten, ist dies nicht notwendig. Es ist durchaus möglich, Ihre Stunden mit einer einfachen Tabellenkalkulation auf einem Computer oder einem Blatt Papier zu berechnen.

Finden Sie heraus, aus welchen Tagen Ihre Arbeitswoche bestehen wird. Einige Unternehmen werden eine Arbeitswoche von Sonntag bis Samstag verwenden. Sie könnten auch einen Montag am Sonntag verwenden. Schauen Sie sich Ihr Geschäftsniveau an und bestimmen Sie, was für Ihr Unternehmen am besten funktioniert.

Entscheiden Sie über die Regeln Ihres Zeiterfassungssystems. Zuerst müssen Sie festlegen, wie Sie Teilzeitarbeit handhaben werden. Sie könnten zum Beispiel entscheiden, dass alle Stunden in vier Teile aufgeteilt werden, d.h. eine Person, die 15 Minuten nach der vollen Stunde arbeitet, würde 0,25 Stunden arbeiten. Dann müssen Sie entscheiden, wie Sie die genauen Stempelzeiten berechnen wollen. Sie können zum Beispiel entscheiden, dass eine Person, die um 11:06 Uhr anfängt, als um 11:00 Uhr beginnend gekennzeichnet wird, eine Person, die um 11:07 Uhr anfängt, jedoch als um 11:15 Uhr beginnend gekennzeichnet wird.

Notieren Sie die tatsächliche Zeit, die die Mitarbeiter für ihre Schicht und Mittagspause ein- und ausstempeln, oder tragen Sie sie in eine Tabelle ein. Achten Sie darauf, dass der Mitarbeiter seine Mittagspause entsprechend den Richtlinien in Ihrem Bundesland einlegt.

Runden Sie alle Zeiten entsprechend Ihrer Zeiterfassung auf oder ab. Schreiben Sie die gerundeten Zeiten in das Arbeitszeitblatt des Mitarbeiters.

Berechnen Sie die Stunden, die jeder Mitarbeiter von der ersten Uhr bis zur Mittagspause gearbeitet hat. Wenn ein Mitarbeiter z.B. um 9.15 Uhr anfängt und um 14.00 Uhr zur Mittagspause geht, beträgt seine erste Arbeitsperiode für diesen Tag 4,75 Stunden (9.15 Uhr bis 13.15 Uhr sind 4 Stunden und die 45 Minuten bis 14.00 Uhr sind zusätzliche 0,75 Stunden).

Wiederholen Sie Schritt 5 für die zweite Periode des Tages und berechnen Sie die Stunden vom Zeitpunkt, an dem der Mitarbeiter vom Mittagessen zurückkommt, bis zu dem Zeitpunkt, an dem er nach Hause geht. Wenn ein Mitarbeiter um 15.00 Uhr aus der Mittagspause zurückkommt und um 17.30 Uhr nach Hause geht, beträgt die Arbeitszeit in der zweiten Periode 2,50 Stunden (15.00 Uhr bis 17.00 Uhr sind zwei Stunden und die 30 Minuten bis 17.30 Uhr sind 0,50 Stunden).

Addieren Sie die Zahlen aus den beiden Perioden. In diesem Beispiel wird der Arbeitnehmer 7,25 Stunden gearbeitet haben (4,75 + 2,50 = 7,25). Addieren Sie die Stunden aus allen Tagen, an denen er gearbeitet hat, um die Summe der Stunden zu erhalten, die er in dieser Woche gearbeitet hat.

Tipps

Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter ihre Zeitkarten unterschreiben, um ihre Richtigkeit zu bestätigen. Sobald die Zeitnachweise unterschrieben sind, bewahren Sie sie in einer Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatei auf. Sie werden sie anhand dieser Informationen bezahlen und müssen sie aus rechtlichen Gründen aufbewahren.

Warnungen

Seien Sie sich der Mitarbeiter bewusst, die das System nutzen, um zusätzliche Bezahlung zu erhalten. Wenn ein Mitarbeiter ständig ein- oder abstempelt, nur schüchtern oder über die Aufrundungsgrenze hinaus (z.B. 11:06 oder 11:07), wird er für die Zeit, in der er nicht arbeitet, bezahlt. Dieses Geld kann sich summieren.