Bezahlt zu werden und das Geldmanagement kann ein kniffliges Geschäft sein, denn neben den Kunden sind es vor allem der Cashflow und die ordnungsgemäße Verwaltung Ihrer Konten, die Ihr Unternehmen am Laufen halten. Folglich muss die fristgerechte und vollständige Bezahlung sowie das Verständnis des Geldmanagements zu einer Priorität werden auch wenn Sie sich dafür entscheiden, einen Buchhalter oder eine Buchhalterin mit der Verwaltung der Bücher zu beauftragen. Sie müssen sich immer noch mit den grundlegenden Prinzipien und Aktivitäten der Buchhaltung und des Geldmanagements vertraut machen, wie z.B. das Verstehen von Krediten, das Lesen von Bankauszügen und Steuerformularen und das Verständnis der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Sie müssen auch die Zahlungsoptionen, die Sie Ihren Kunden beim Kauf anbieten, wie Bargeld, Schecks, Debitkarten, Kreditkarten und Online-Zahlungsoptionen, sowie die Festlegung von Zahlungsbedingungen und das Inkasso im Falle von Zahlungsausfällen sorgfältig abwägen.

Eröffnung eines Bankkontos

Sobald Sie einen Namen gewählt und Ihr Unternehmen registriert haben, müssen Sie ein Geschäftsbankkonto eröffnen. Die Einrichtung eines Geschäftsbankkontos ist einfach. Beginnen Sie mit der Auswahl der Bank, mit der Sie zusammenarbeiten möchten – denken Sie dabei an kleinunternehmerfreundlich – und rufen Sie an, um einen Termin zur Eröffnung eines Kontos zu vereinbaren. Es ist nicht viel mehr als das erforderlich. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie bei Ihrer Abreise einen persönlichen Ausweis sowie die Papiere für die Eintragung des Firmennamens und die Gewerbeerlaubnis mitnehmen, da diese normalerweise zur Eröffnung eines Geschäftsbankkontos erforderlich sind. Der nächste Schritt wird die Einzahlung von Geldern auf Ihr neues Konto sein. Wenn Sie kreditwürdig sind, bitten Sie die Bank auch, Ihrem Konto einen Kreditrahmen beizufügen, der sich als sehr nützlich erweisen kann, wenn Sie Einkäufe für das Unternehmen tätigen oder in Zeiten langsamer Verkäufe die Gemeinkosten decken, bis das Geschäft wächst. Fragen Sie auch unbedingt nach einem Kreditkarten-Händlerkonto, einer Debitkarte und anderen Dienstleistungen für kleine Unternehmen.

Buchhaltung

Wenn es an der Zeit ist, Ihre Finanzbücher einzurichten, haben Sie zwei Möglichkeiten – Sie können es selbst tun oder einen Buchhalter beauftragen. Vielleicht möchten Sie beides tun, indem Sie Ihre eigenen Bücher führen und einen Buchhalter für die Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuerformularen beauftragen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre eigenen Bücher zu führen, sollten Sie in Buchhaltungssoftware wie Quickbooks oder Quicken investieren, denn sie sind einfach zu bedienen und machen die Buchhaltung fast schon zum Vergnügen. Mit den meisten Buchhaltungssoftwareprogrammen können Sie Rechnungen erstellen, Bankkontensalden und Informationen zu Händlerkonten nachverfolgen und den Überblick über Kreditoren- und Debitorenkonten behalten.

Wenn Sie auch mit Hilfe von Buchhaltungssoftware nicht sicher sind, ob Sie Ihre Buchhaltungsfähigkeiten beherrschen, sollten Sie vielleicht einen Buchhalter einstellen, der Ihre Bücher monatlich führt, und einen Wirtschaftsprüfer, der die Bücher vierteljährlich prüft und die Jahresabschlüsse und Steuererklärungen zum Jahresende erstellt.

Wenn Sie nur am Wochenende Fenster putzen, um sich ein paar Euro dazuzuverdienen, besteht kaum Bedarf an Buchhaltungssoftware oder Buchhaltungsdienstleistungen. Investieren Sie einfach in ein Basis-Buch und erfassen Sie alle Geschäftskosten und Umsätze. Da Sie dies auf eigene Faust tun, sollten Sie bei der Berechnung, wie viel Sie in Ihr Unternehmen im Vergleich zu den erwarteten Einnahmen und Gewinnen investieren müssen, einen gesunden Menschenverstand walten lassen. Denken Sie auch daran, alle Geschäfts- und Steueraufzeichnungen bis zu sieben Jahre lang an einem trockenen und sicheren Ort aufzubewahren. Dies ist die maximale Zeitspanne, in der die IRS und die kanadische Steuerbehörde Revenue Canada Informationen über frühere Einnahmen und Ausgaben von Unternehmen anfordern können.

Verschiedene Zahlungsmöglichkeiten anbieten

In der heutigen super-kompetitiven Geschäftswelt müssen Sie Ihren Kunden viele Zahlungsmöglichkeiten anbieten, darunter Bargeld, Debitkarten, Kreditkarten und elektronisches Geld. Die Bereitstellung dieser Zahlungsoptionen ist mit Kosten verbunden – Kontogebühren, Transaktionsgebühren, Gerätemiete und Händlergebühren, die auf einem Prozentsatz des Gesamtverkaufswertes basieren. Aber diese Ausgaben müssen als Kosten der Geschäftstätigkeit im 21. Jahrhundert betrachtet werden. Sie können die Gebühren jedoch reduzieren, indem Sie den besten Service zu den besten Preisen einkaufen. Nicht alle Banken, Händlerkonten und Zahlungsverarbeitungsdienste sind gleich und die Gebühren sind sehr unterschiedlich. Sie können sich auch bei Kleinunternehmerverbänden wie der Handelskammer erkundigen, ob sie Mitgliederrabatte anbieten; es ist nicht ungewöhnlich, bis zu 2 Prozent bei den Kreditkarten-Händlergebühren zu sparen. Denken Sie einfach daran, dass die Verbraucher Wahlmöglichkeiten erwarten, wenn es um die Bezahlung ihrer Einkäufe geht und wenn Sie sich entscheiden, diese Wahlmöglichkeiten nicht anzubieten, erwarten Sie weniger Verkäufe.

Bargeld ist der erste Weg, um bezahlt zu werden, was großartig ist, da es liquide ist und keine Bearbeitungszeit benötigt wird. So schnell, wie das Bargeld hereinkommt, können Sie damit Rechnungen bezahlen und in geschäftsfördernde Maßnahmen investieren, um Einnahmen und Gewinne zu steigern. Der größte Nachteil ist, dass Bargeld riskant ist, weil Sie beraubt werden oder es verlieren könnten. In solchen Fällen könnte sich das Inkasso bei Ihrer Versicherung als schwierig erweisen, wenn es keine Transaktion auf Papier als Beweis gibt. Selbst wenn Sie es vorziehen, kein Bargeld zu erhalten, gibt es Leute, die bar bezahlen werden, also gewöhnen Sie sich daran, tagsüber täglich Bankeinzahlungen zu tätigen. Investieren Sie auch in einen hochwertigen Tresor zur Aufbewahrung von Bargeld für Zeiten, in denen Sie nicht zur Bank gelangen können.

Wenn Sie ein Dienstleistungsunternehmen betreiben, ist eine der beliebtesten Zahlungsarten für Dienstleistungen immer noch der Scheck. Sie müssen einige Vorsichtsmaßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Sie nicht mit einem ungedeckten Scheck sitzen bleiben, insbesondere wenn Sie mit neuen Kunden zu tun haben. Bitten Sie darum, einen Lichtbildausweis zu sehen. Wenn der Scheckbetrag einige hundert Euro übersteigt, bitten Sie den Käufer, den Scheck beglaubigen zu lassen oder stattdessen mit einem Bankscheck zu bezahlen, vor allem, wenn der Kunde neu in Ihrem Geschäft ist. Gewöhnen Sie sich auch an, Daten und Beträge zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie richtig sind.

Debitkarten sind eine weitere Option, aber um sie zu akzeptieren, müssen Sie ein Debitkarten-Terminal kaufen oder mieten. Die meisten Banken und Kreditgenossenschaften bieten Geschäftskunden Debitkartengeräte und -Dienstleistungen an. Die Verarbeitungsausrüstung kostet Sie etwa 40 Euro pro Monat für ein Terminal, das an eine herkömmliche Telefonleitung angeschlossen ist und etwa 100 Euro pro Monat für ein mobiles Terminal, zuzüglich der Kosten für die Telefonleitung oder den Mobilfunkdienst. Hinzu kommt eine Transaktionsgebühr, die von der Bank erhoben wird und von Ihnen jedes Mal zu entrichten ist, wenn eine Debitkarten-Transaktion durchgeführt wird. Sie liegt zwischen 10 Cent und 50 Cent pro Transaktion und hängt von Variablen wie dem Wert des Euro und der Häufigkeit der Nutzung ab.

Eröffnung eines Kreditkarten-Händlerkontos

Viele Verbraucher haben beim Kauf von Waren und Dienstleistungen Papiergeld gänzlich zugunsten von Plastik ersetzt. Tatsächlich ist es für den Erfolg oft entscheidend, Ihren Kunden die Möglichkeit zu geben, Einkäufe mit einer Kreditkarte zu bezahlen. Dies gilt insbesondere, wenn Sie planen, Geschäfte im Internet zu tätigen, denn Kreditkarten und elektronisches Geld werden für fast alle Verkäufe und Finanztransaktionen im Internet verwendet. Um Kunden Kreditkartenzahlungsoptionen anzubieten, müssen Sie ein Kreditkarten-Händlerkonto eröffnen. Beginnen Sie damit, Ihre Bank oder Kreditgenossenschaft zu besuchen oder sich an einen Händler-Konto-Broker wie 1st American Card Service , Cardservice International oder Merchant Account Express zu wenden, um sich über die Eröffnung eines Kontos zu erkundigen. Vorausgesetzt, Ihr Kredit ist solide, werden Sie auf wenige Hindernisse stoßen. Wenn Ihre Bonität schlecht ist, haben Sie möglicherweise Schwierigkeiten bei der Eröffnung eines Handelskontos oder müssen eine beträchtliche Kaution hinterlegen. Wenn Sie immer noch keinen Erfolg haben, ist die nächstbeste Option die Eröffnung eines Kontos bei einem Online-Zahlungsdienstleister, was im nächsten Abschnitt besprochen wird.

Die Vorteile der Eröffnung eines Kreditkarten-Händlerkontos, das es Ihnen ermöglicht, Kreditkartenzahlungen zu akzeptieren, sind zahlreich. Tatsächlich haben Studien bewiesen, dass Händler, die Kreditkarten akzeptieren, ihren Umsatz um bis zu 50 Prozent steigern können. Ganz zu schweigen davon, dass Sie Kreditkartenzahlungen online, telefonisch, per Post und persönlich akzeptieren sowie Dienstleistungen auf Ratenbasis verkaufen können, indem Sie die Erlaubnis erhalten, die Kreditkarte Ihres Kunden monatlich oder nach Vereinbarung zu belasten. All diese Vorteile sind natürlich mit Kosten verbunden, insbesondere wenn man bedenkt, dass Sie eine Antragsgebühr, eine Einrichtungsgebühr, den Kauf oder die Miete von Verarbeitungsgeräten und Software, Verwaltungs- und Auszugsgebühren sowie Bearbeitungs- und Transaktionsgebühren in Höhe von 2 bis 8 Prozent des Gesamtverkaufsvolumens zahlen müssen. Auch diese Gebühren müssen wieder als Kosten für die Geschäftstätigkeit betrachtet werden.

Online-Zahlungsdienste

Online-Zahlungsdienste ermöglichen Menschen und Unternehmen den elektronischen Währungsaustausch über das Internet. Diese Dienste sind bei Verbrauchern und Händlern sehr beliebt. PayPal ist einer der beliebtesten Online-Zahlungsdienste mit mehr als 40 Millionen Mitgliedern in 45 Ländern und bietet Dienstleistungen für Privat- und Geschäftskonten an. Beide Arten von Konten ermöglichen den elektronischen Transfer von Geldern zwischen den Mitgliedern, aber nur das Geschäftskonto ermöglicht es Händlern, Kreditkartenzahlungen für Waren und Dienstleistungen zu akzeptieren. Die Vorteile von Online-Zahlungsdiensten liegen darin, dass sie schnell, einfach und kostengünstig zu eröffnen sind, unabhängig von Ihrer Bonität oder dem erwarteten Umsatzvolumen und Sie können Zahlungen von jedem Kunden mit einem E-Mail-Konto empfangen. Sie können die Gelder direkt auf Ihr Konto einzahlen lassen, einen Scheck ausstellen und per E-Mail versenden lassen oder Gelder auf Ihrem Konto belassen, auf die Sie mit Ihrer Debitkarte zurückgreifen können. Der einzige Nachteil ist, dass die meisten Dienste Ihre Kunden auf ihre Website umleiten, um die Transaktion abzuschließen. Dies kann Personen verwirren, die in einigen Fällen den Kauf abbrechen werden. Nichtsdestotrotz überwiegen die Vorteile von Online-Zahlungsdiensten bei weitem die Nachteile.

Einrichten von Zahlungsbedingungen

Jeder Inhaber eines Kleinunternehmens muss auch eine Zahlungsbedingungen festlegen. Obwohl Sie sicherlich die Art und Weise, wie Sie bezahlt werden, standardisieren wollen, müssen Sie gleichzeitig aber auch flexibel genug sein, um individuell auf die Bedürfnisse der Kunden einzugehen. Die Festlegung von Zahlungsbedingungen umfasst Einlagen, Abschlagszahlungen und die Verlängerung von Krediten. Es ist wichtig, mit den Kunden klare, schriftliche Zahlungsbedingungen festzulegen, bevor sie Dienstleistungen erbringen oder Produkte liefern. Ihre Zahlungsbedingungen sollten auf Ihre Kostenvoranschlagsformulare gedruckt, in formelle Verträge und Arbeitsaufträge aufgenommen und auf Ihre Schlussrechnungen und monatlichen Kontoauszüge gedruckt werden.

Sichern von Einzahlungen

Wenn Sie ein Dienstleistungsunternehmen betreiben, müssen Sie es sich zur Gewohnheit machen, Kunden vor der Erbringung von Dienstleistungen um eine Anzahlung zu bitten, insbesondere wenn die Arbeit auch Produktverkäufe umfasst, die von Ihnen im Voraus bezahlt werden müssen. In diesem Fall sollte die Anzahlung mindestens dem Wert der Materialien entsprechen. Wenn Sie nur Arbeitskräfte zur Verfügung stellen, versuchen Sie, vor der Erbringung von Dienstleistungen eine Anzahlung von mindestens einem Drittel bis zur Hälfte des Gesamtvertragswertes zu erhalten. In Ihrem Bestellformular oder Vertrag sollten die Angaben zur Anzahlung deutlich angegeben sein. Informationen über stornierte Bestellungen oder Verträge und Ihre Rückerstattungsrichtlinie sollten ebenfalls auf Ihren Formularen stehen. Die Sicherung einer Anzahlung ist Ihre beste Möglichkeit, um sicherzustellen, dass zumindest die Grundkosten gedeckt sind, falls der Kunde den Auftrag oder Vertrag storniert.

Fortschreitende Zahlungen

Fortschrittszahlungen sind auch ein Weg, um sicherzustellen, dass Sie sich keinem finanziellen Risiko aussetzen. Der Schlüssel zur erfolgreichen Sicherung von Abschlagszahlungen liegt darin, Ihren Vertrag und Ihre Zahlungsbedingungen im Voraus zu vereinbaren. Vereinbaren Sie den Betrag, der in den verschiedenen Phasen des Projekts fällig wird. Sie können Prozentsätze verwenden, um die Abschlagszahlungen zu berechnen, wie z.B. 25 Prozent Anzahlung, 25 Prozent bei Lieferung von Materialien, 25 Prozent bei wesentlicher Fertigstellung und den Restbetrag bei Fertigstellung oder innerhalb von 30 Tagen nach wesentlicher Fertigstellung. Oder Sie können konkretere Fortschrittszahlungen auf der Grundlage von Indikatoren veranlassen, die für den spezifischen Arbeitsumfang, den Auftrag oder die erbrachten Dienstleistungen relevant sind. Unabhängig davon, welches System Sie verwenden, können Fortschrittszahlungen bei größeren Aufträgen Ihr finanzielles Risiko drastisch verringern.

Kredit verlängern

In den meisten Fällen ist es nicht notwendig, Verbrauchern einen Kredit zu gewähren, es sei denn, Sie erbringen eine Dienstleistung wie Schädlingsbekämpfung, die monatlich in Rechnung gestellt wird oder einen Großauftrag, der in Etappen abgewickelt wird. Als allgemeine Regel gilt, dass Sie nach Abschluss einer Transaktion in voller Höhe bezahlt werden sollten. Bei Business-to-Business-Verkäufen wünschen kommerzielle Kunden jedoch in der Regel eine Art Kredit auf Revolving-Konto-Basis, z.B. 30, 60, 90 oder manchmal 120 Tage nach Lieferung des Produkts oder Fertigstellung der Dienstleistung. Im Idealfall möchten Sie so schnell wie möglich bezahlt werden, daher sollten Sie vielleicht einen 2-prozentigen Rabatt anbieten, wenn Rechnungen innerhalb einer Woche bezahlt werden. Und wenn Sie einen Kredit gewähren, sollten Sie zunächst eine Bonitätsprüfung durchführen, insbesondere wenn es sich um große Geldbeträge handelt.

Schulden eintreiben

Ganz gleich, wie vorsichtig Sie bei der Gewährung von Kreditprivilegien an Kunden sind, hin und wieder werden Sie nicht pünktlich oder gar nicht bezahlt. Was können Sie tun, um bezahlt zu werden? Die erste Regel, um bezahlt zu werden, ist, die Kommunikation mit Ihrem säumigen Kunden offen zu halten und den Druck aufrechtzuerhalten, durch nicht bedrohliche Telefonanrufe, Briefe und persönliche Besuche bezahlt zu werden. Sie können Ihre Kunden nicht rechtlich dazu einschüchtern, Sie zu bezahlen, aber Sie können ihnen erklären, warum es in ihrem besten Interesse ist, Sie zu bezahlen – nämlich, um Ihre Geschäftsbeziehung aufrechtzuerhalten, dass die Nichtzahlung ihrer Kreditwürdigkeit schaden kann oder dass Sie sie verklagen können, wenn sie nicht zahlen.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, ein Inkassobüro mit der Eintreibung der ausstehenden Schulden zu beauftragen. Inkassobüros erheben in der Regel einen Prozentsatz des geschuldeten Gesamtbetrags als Gebühr, die bis zu 50 Prozent betragen kann.

Ihre letzte Option besteht darin, den säumigen Zahler vors Gericht zu bringen. Wenn Sie gewinnen, werden die Gebühren zu Ihrem Schiedsspruch hinzugerechnet. Als Faustregel gilt, dass sich Kleinunternehmer, die Leute wegen Nichtzahlung vor Gericht bringen, in der Regel selbst vertreten, da die Höhe des möglichen Schiedsspruchs in der Regel gering ist und die Anwaltskosten und Auslagen nicht rechtfertigt. Selbst wenn Sie gewinnen, wird Ihnen nicht unbedingt der Betrag ausgezahlt, der Ihnen zugesprochen wird. Sie können einen Urteil erwirken, müssen aber trotzdem den Beklagten durch Pfändung von Einkommen oder Pfändung von Vermögenswerten verfolgen, um bezahlt zu werden.