Die Produktivität kommt nicht von alleine. Um all die Dinge zu erreichen, die Sie brauchen und tun wollen, bedarf es Voraussicht und Planung sowie einer kontinuierlichen Zufuhr von Motivation und Konzentration.

Haben Sie jemals daran gedacht, wie erstaunlich es wäre, alles zu tun, was Sie sich jeden Tag vorgenommen haben, damit Sie sich entspannen können und wissen, dass Sie Ihre täglichen Ziele erreicht haben? Wir stehen jedoch oft vor einem Berg von Arbeit und fühlen uns überfordert und unproduktiv. Am Ende des Tages werfen wir das Handtuch und fühlen uns von unserer To-do-Liste überfordert.

Nehmen Sie Ihre Zeit und Energie in die Hand und lernen Sie, worauf Sie sich konzentrieren und was Sie loslassen sollten. Diese 18 erprobten Werkzeuge helfen Ihnen, konzentriert zu bleiben und Ihre Produktivität zu steigern:

1. Setzen Sie tägliche Ziele

Organisieren Sie sich, indem Sie Ihren Tag in Ziele einteilen, jedes mit einem klaren Zweck. Stellen Sie sich dies als eine detaillierte To-Do-Liste mit priorisierten täglichen Aufgaben vor. Das Führen einer To-Do-Liste ist das einfachste und bewährteste Mittel, um sicherzustellen, dass Sie konzentriert bleiben und Ihre Produktivität steigern. Setzen Sie für jeden Tag vernünftige Ziele. Alles, was Sie brauchen, um sich zu organisieren, ist ein Stift und Papier oder auch nur eine App auf Ihrem Smartphone.

2. Eins nach dem anderen

Sie haben nur so viel Zeit und Energie und die Chancen stehen gut, dass Sie nie genug von beidem haben werden, um all das zu erreichen, was Sie täglich tun müssen. Das denken Sie. Was Sie aber wirklich tun müssen, ist, sich zuerst auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren. Nicht alles auf Ihrer Liste ist dringend.

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Ihre wichtigste Aufgabe zu identifizieren. Dies ist die wichtigste Sache, die Sie erledigen müssen. Und indem Sie Ihre wichtigste Aufgabe erledigen, stellen Sie sicher, dass Sie auf jeden Fall einen produktiven Tag haben werden.

3. Setzen Sie Deadlines und halten Sie diese ein

Fristen können ein guter Weg sein, um das Zögern zu kontrollieren, aber die Forschung hat herausgefunden, dass selbst auferlegte Fristen für echte Trödler nicht funktionieren. Stattdessen sind harte Fristen, die gleichmäßig verteilt sind, am effektivsten. Wenn Sie also Schwierigkeiten haben, Ihre Motivation für ein Projekt zu finden, legen Sie mit Ihrem Chef oder Kunden feste Termine fest und stellen Sie sicher, dass sie vernünftig sind und in ausreichendem Abstand voneinander liegen, um die Aufgabe zu erfüllen.

4. Halten Sie die Aufgaben überschaubar

Manchmal ist weniger mehr. Um Ihre Produktivität zu steigern, müssen Sie große Projekte in überschaubare Blöcke aufteilen. Stellen Sie sich das so vor: Sie essen kein Drei-Gänge-Menü auf einmal, oder? So wie wir eine Mahlzeit in mehreren Bissen essen, versuchen Sie, die Aufgaben in immer kleinere Brocken zu zerlegen, damit Sie sich jeweils auf einen Bereich oder ein Thema konzentrieren können. So bleiben Sie motiviert und vermeiden Ablenkungen.

5. Üben Sie fokussiert zu arbeiten

Um die volle Kraft Ihres Geistes wirklich zu nutzen, müssen Sie Ihr Gehirn für die Tiefenarbeit trainieren. Das ist die Fähigkeit, über längere Zeiträume hinweg auf Ihrem Spitzenniveau zu produzieren. Es mag einfach klingen, aber wir tun es selten.

Sie können damit anfangen, sich jeden Tag ein paar Stunden Zeit zu nehmen, in denen Sie sich ohne Unterbrechung ganz auf eine Aufgabe konzentrieren können. Auf diese Weise können Sie Ihre Intelligenz besser einsetzen und bei einer kritischen Aufgabe bedeutende Fortschritte und wichtige Durchbrüche erzielen.

6. Teilen Sie Ihre Zeit ein

Zoomen Sie sich durch Ihre Aufgaben, indem Sie sich etwas Zeit geben, um nicht zu stören. Sagen Sie denen, mit denen Sie arbeiten, dass Sie während dieser Zeit nicht für Besprechungen oder Termine zur Verfügung stehen werden. Durch das Einteilen der Fokussierungszeit werden Unterbrechungen minimiert, so dass Sie sich intensiv mit der Arbeit beschäftigen können.

Die Einteilung Ihrer Zeit in Abschnitte ermöglicht es Ihrem Gehirn, eine Aufgabe zu isolieren, so dass Sie sich ganz auf diese eine Sache konzentrieren können, ohne Ihre Konzentration ständig für etwas anderes zu unterbrechen.

7. Legen Sie Ihr Handy weg

Unsere Smartphones und Mobilgeräte sind zu einem allgegenwärtigen Teil unseres Lebens geworden, zum Nachteil unserer Produktivität. Untersuchungen haben ergeben, dass Konsumenten mindestens 5 Stunden pro Tag auf ihren mobilen Geräten verbringen, wobei etwa die Hälfte dieser Zeit auf soziale Medien, Messaging und Unterhaltungsapplikationen verwendet wird. Wenn Sie Ihr Telefon einfach für einige Zeit weglegen oder zumindest Benachrichtigungen ausschalten, gewinnen Sie stundenlang an Produktivität und Konzentration.

8. Monotasking

Inzwischen wissen die meisten von uns, dass Multitasking nicht wirklich ein Ding ist und doch tun wir uns immer noch schwer, damit aufzuhören. Es scheint, als hätten wir zu viel zu tun, um uns auf eine Sache zu konzentrieren. Tun Sie sich selbst einen Gefallen und versuchen Sie es mit Monotasking. Versuchen Sie zu Beginn jeder Woche in Ihren Kalender zu schauen und weisen Sie sich jeden Tag einen bestimmten Schwerpunkt zu. Ein Tag könnte sich auf Verwaltungsarbeit konzentrieren, während ein anderer Tag sich auf ein bevorstehendes Projekt konzentriert. So ganz nach dem Motto: Durch weniger tun, mehr erreichen!

9. Konzentration üben

Das Üben von Achtsamkeitsmeditation steigert nachweislich die Fähigkeit, sich zu konzentrieren und verbessert die Lernfähigkeit und das Gedächtnis. Die Forschung zeigt, dass sie sogar altersbedingten geistigen Verfall verhindern kann. Einer 7 Jahres-Studie zufolge ist die Ausübung der Achtsamkeitsmeditation mit einer Verbesserung der Aufrechterhaltung von Fokus und Aufmerksamkeit verbunden. Noch wichtiger ist, dass die Teilnehmer ein gesteigertes Gefühl des emotionalen Wohlbefindens hatten und Aufgaben besser erledigten.

10. Kennen Sie Ihre innere Uhr

Zeitpläne geben unseren Tagen Struktur und einen Zeitplan, um den sie sich drehen. Doch nicht jeder arbeitet nach dem gleichen Zeitplan. Wir alle haben natürliche Rhythmen, die unsere Fähigkeit, uns zu konzentrieren und zu produzieren, beeinflussen.

Der Schlüssel liegt darin, Ihre Arbeit mit höchster Priorität auf Ihre produktivsten Stunden des Tages abzustimmen. Achten Sie auf Ihre innere Uhr. Die meisten Menschen sind morgens am aufmerksamsten und nachmittags lässt unsere Konzentration oft nach.

11. Arbeiten Sie in 90-Minuten-Zyklen

Immer mehr Forschungsergebnisse zeigen, dass wir von Natur aus in 90-Minuten-Zyklen arbeiten. Während dieser Zyklen sind wir besser in der Lage, uns zu engagieren und zu konzentrieren. Danach folgt eine Gehirnaktivität mit niedrigerer Frequenz für etwa 20 Minuten, wenn wir dazu neigen, “Hirnnebel” zu fühlen und uns schwerer konzentrieren können. Machen Sie sich diesen natürlichen Zyklus zunutze, indem Sie in 90-Minuten-Schritten arbeiten, und gönnen Sie sich zwischendurch eine Pause.

12. Machen Sie mentale Pausen

Eine strategische Pause kann ein erstaunlicher Schub für Ihr Gehirn sein. Sogar eine kurze Pause kann Ihnen den Ausbruch an Inspiration und Kreativität geben, nach dem Sie gesucht haben. Eine kurze Pause von der Arbeit erlaubt es Ihrem Verstand, sich neu zu orientieren und stellt Ihre Motivation wieder her. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre geistige Müdigkeit einsetzt, sollten Sie versuchen, für ein paar Minuten von Ihrem Schreibtisch wegzugehen. Sie können versuchen, sich zu dehnen, einen Spaziergang zu machen oder ein paar Minuten draußen in der Natur zu verbringen.

13. Stellen Sie einen Timer ein

Trainieren Sie Ihr Gehirn mit Hilfe der Pomodoro-Technik zur Hyperfokussierung auf eine Aufgabe. Benannt nach der tomatenförmigen Zeitschaltuhr entscheiden Sie sich zunächst für eine Aufgabe, die Sie erledigen möchten. Als nächstes stellen Sie Ihren Timer auf 25 Minuten ein und arbeiten während dieser Zeit fleißig. Machen Sie eine kurze Pause, wenn es klingelt, setzen Sie dann den Timer zurück und gehen Sie erneut. Machen Sie nach 4 Pomodoros eine längere Pause.

14. Trainieren Sie oft

Wir alle wissen, dass Bewegung gut für unseren Körper ist, aber sie ist auch gut für unser Gehirn. Es hat sich gezeigt, dass Training ein wirksames Mittel ist, um unsere Aufmerksamkeit zu verbessern, unser Lernpotenzial zu steigern und unser Gedächtnis anzuregen. Bewegung verbessert unsere Stimmung und verringert Stress- und Angstgefühle. Studien haben aber auch gezeigt, dass Menschen, die trainieren, mehr Volumen in den Teilen des Gehirns haben, die das Gedächtnis und das Denken kontrollieren.

15. Räumen Sie Ihren Arbeitsbereich auf

Ein sauberer und aufgeräumter Raum bietet Ihnen die Möglichkeit, sich zu entspannen und Ihre Fähigkeit zu verbessern, sich zu konzentrieren und den ganzen Tag über voll zu arbeiten. Ein unordentlicher Schreibtisch wird Ihr Gehirn genauso überladen und überfüllt fühlen lassen wie Ihren Posteingang.

Forscher haben herausgefunden, dass es sich messbar auf die Produktivität auswirkt, wenn sich zu viele Dinge in Ihrem Blickfeld befinden. Sie haben herausgefunden, dass zu viel Unordnung dazu führt, dass Menschen die zum Fokussieren erforderliche Gehirnleistung verlieren.

16. Verwenden Sie die Zwei-Minuten-Regel

Wenn eine Aufgabe weniger als zwei Minuten dauert, sollten Sie sie sofort erledigen. Lassen Sie diese winzigen Aufgaben nicht für eine weitere Zeit auflaufen und fügen Sie sie nicht an das Ende Ihrer Liste. Nehmen Sie sich zwei Minuten Zeit und tun Sie es einfach. Sie werden überrascht sein, wie viele Dinge Sie in wenigen Minuten erledigen können, z.B. eine E-Mail senden oder Ihren Schreibtisch aufräumen.

17. Gönnen Sie sich einen Koffeinschub

Viele von uns scherzen, dass wir morgens eine Tasse Kaffee brauchen, um unser Gehirn wachzurütteln. Studien haben gezeigt, dass Koffein, das ein natürliches Stimulans ist, genau dies bewirken kann. Kaffee und andere koffeinhaltige Getränke sind kognitive Förderer, die Ihre geistige Konzentration und Ihre Konzentrationsfähigkeit verbessern.

Je mehr Sie jedoch koffeinhaltige Getränke trinken, desto mehr gewöhnt sich Ihr Körper an das Stimulans und desto weniger wirkt es sich auf Sie aus. Beschränken Sie Ihren Konsum auf eine Tasse pro Tag, und heben Sie die zweite Tasse für Zeiten auf, in denen Sie sie wirklich brauchen.

18. Aufgaben wechseln

Haben Sie schon einmal hart an einem Projekt gearbeitet und sich dabei völlig konzentriert gefühlt, aber nach einer Weile haben Sie das Gefühl, gegen eine Wand zu stoßen? Es ist, als hätte sich Ihr Gehirn einfach eingeschlossen. Es könnte sein, dass Sie sich zu lange auf eine Sache konzentriert haben und jetzt braucht Ihr Gehirn einen Themenwechsel.

Versuchen Sie, für eine Weile die Aufgaben auf etwas anderes zu verlagern. Wechseln Sie es, indem Sie an einer ganz anderen Aufgabe arbeiten. Wenn Sie Ihrem Gehirn eine Vielzahl von Dingen geben, an denen es arbeiten kann, können Sie länger wach und produktiv bleiben.