Etwas, was Lou Gerstner, ehemaliger CEO von IBM, einmal gesagt hat, ist in allen Köpfen hängen geblieben: “Lass niemanden deinen Terminkalender besitzen.” Es ist einfach, offensichtlich und doch genial.

Hier sind einige Dinge, die Ihnen bei der Verwaltung Ihres Zeitplans helfen und die Sie vielleicht hilfreich finden:

1. Eine Routine schaffen

Egal, woran Sie arbeiten, schaffen Sie eine Routine. Blockieren Sie Zeiten für bestimmte Aktivitäten und halten Sie sich an den Plan. Verwandeln Sie Ihren Kalender in ein Bündel von Blöcken und setzen Sie Aktivitäten in diese Blöcke. Was nicht geplant ist, machen Sie nicht. Wenn Sie freie Zeit haben wollen, planen Sie sie.

Ihre Routine kann sich im Laufe des Jahres ändern, aber zu jeder Zeit ist es besser, einen Plan zu haben. Wenn Sie z.B. an der Gründung eines Unternehmens arbeiten und Kunden suchen, kodieren und einstellen müssen, dann setzen Sie Prioritäten und blockieren Sie bestimmte Zeiten für jede Aktivität. Eine Kalender-App ist ein sehr nützliches Werkzeug.

2. Zeit für Meetings und Aufrufe einteilen

Wenn Sie z.B. Besprechungen außerhalb des Hauses abhalten müssen, blockieren Sie zweieinhalb Tage pro Woche für diese Besprechungen und gehen Sie nur während dieser Zeiten zu den Besprechungen außerhalb des Hauses. Machen Sie dasselbe für Sitzungen im Büro. Auf diese Weise schaffen Sie nicht nur einen Zeitblock für Besprechungen, sondern auch andere Zeitblöcke, in denen Sie wichtige Arbeiten erledigen können. Machen Sie dasselbe mit Anrufen, und buchen Sie sie alle Rücken an Rücken.

3. Optimieren Sie die Zeit für verschiedene Meeting-Arten

Die Besprechungen wie z.B. beim Kaffeetreffen, Mittag- und Abendessen, sind in der Regel produktiv und machen Spaß, aber wenn Sie zum ersten Mal jemanden treffen, ist es produktiver, einen Anruf zu tätigen oder ein 30-minütiges Meeting im Büro abzuhalten.

Sie können einen Google Hangout oder Skype durchführen, wenn Sie die Person lieber sehen möchten, anstatt sie nur zu hören. Der Grund dafür, dass 10-minütige Anrufe funktionieren, liegt darin, dass man gleich zur Sache kommt. Probieren Sie es aus. Zehn Minuten sind tatsächlich eine Menge Zeit, wenn Sie sich konzentrieren.

Hier sind die Arten von Besprechungen, die Sie vielleicht buchen möchten:

  • 30-minütige Besprechung im Büro, um jemanden kennen zu lernen oder sich zu informieren
  • 45-minütige Sitzung außerhalb des Büros. Rechnen Sie 15 Minuten für die Fahrt ein
  • 10-minütiger Anruf, um jemandem zu helfen, der Rat braucht
  • Täglich 15-minütiger Stand-up – ideal für Start-ups und Ingenieurteams
  • 30-minütige wöchentliche Mitarbeitersitzung

Welche Treffen Sie auch immer abhalten, gruppieren Sie sie je nach Ihrem speziellen Zeitplan in Blöcke. Wenn Sie der Meinung sind, dass eine bestimmte Art von Treffen mehr oder weniger Zeit benötigt, dann passen Sie den Block entsprechend an.

4. Termin-Slots verwenden

Es gibt ein großartiges Feature in Google Calendar, die sogenannten Appointment Slots. Sie ermöglicht es Ihnen, einen Teil der Zeit zu buchen und diesen dann in Stücke zu teilen. Sie können zum Beispiel drei Stunden Außenbesprechungen buchen und sie dann in drei Besprechungen aufteilen – jeweils eine Stunde. Oder Sie können eine Stunde Besprechung buchen und diese dann in sechs Besprechungen zu je 10 Minuten aufteilen. Es gibt auch eine Reihe spezifischer Hilfsmittel, wie z.B. Doodle, die dies ebenfalls tun.

Der nächste Schritt besteht darin, bit.ly-Links für verschiedene Zeitblöcke zu erstellen. Sie können einen Link für Ihre externen Sitzungen, einen weiteren Link für 30-minütige interne Sitzungen und einen weiteren für 10-minütige Anrufe haben. Diese Links können Sie dann gemeinsam nutzen und sie können die Zeit bei Ihnen buchen. Sie können dies mit Techstars-Kandidaten Unternehmen machen. Es minimiert das Hin- und Herschicken von E-Mails und spart Ihnen und den Unternehmen eine Menge Zeit.

Das wird nicht bei allen funktionieren, weil manche Leute das vielleicht unhöflich finden. Auf jeden Fall, wenn Sie sich nicht wohl dabei fühlen, den Link an jemanden zu schicken, dann können Sie Ihre eigenen Terminangebote nutzen, ein paar Besprechungszeiten vorschlagen und dann das spezifische Angebot selbst buchen.

Wenn Sie jemanden zu einem Treffen einladen, schlagen Sie immer mehrere konkrete Alternativzeiten vor, z.B. Dienstag um 16.30 Uhr oder Mittwoch um 17.00 Uhr.

5. Blockzeit für E-Mail

Dies ist der wichtigste Tipp in der ganzen Post. E-Mail wird Sie besitzen, wenn Sie sie nicht besitzen. Um Ihre E-Mail zu besitzen, müssen Sie es vermeiden, dies ständig zu tun. Um das zu tun, müssen Sie die Zeit für Ihre E-Mail planen. Es ist ein absolutes Muss.

6. Planen Sie Ihre Sport- und Familienzeit

Solange Sie es nicht in den Kalender eintragen, wird es nicht erledigt werden. Nun, das gilt für Ihr Training und die Zeit mit Ihrer Familie. Egal, ob Sie morgens, nachmittags oder abends gehen, ob Sie es dreimal pro Woche oder jeden Tag tun, tragen Sie die Übungszeit in den Kalender ein.

Dasselbe gilt für die Planung der Zeit mit der Familie und anderen wichtigen Personen. Wenn Sie ein Workaholic sind, werden Sie am Ende Zeit von Ihrer Familie stehlen, es sei denn, Sie buchen sie im Voraus und trainieren sich darin, den Stecker sofort herauszuziehen. Viele Leute in der Branche haben über die Planung der Zeit mit der Familie gesprochen.

7. Managen Sie Ihre Zeit

Wenn Sie Ihren Kalender verwalten, einer Routine folgen, Besprechungen in Blöcken planen und Terminangebote nutzen, werden Sie weniger überfordert und gestresst sein.

Die Übernahme der Verantwortung für Ihren Kalender und die Planung Ihrer Tage und Wochen macht Sie zu einem glücklicheren und produktiveren Menschen.