E-Mail ist ein äußerst nützliches Kommunikationsmittel im Geschäftsleben. Weniger aufdringlich als ein Telefonanruf, ist E-Mail bequem und schnell. Sie ermöglicht es Unternehmern, ihre Geschäfte von fast überall auszuführen.

Sie können von Ihrem Büro aus oder von unterwegs mit Kunden und Klienten kommunizieren, sich bei Mitarbeitern melden und wichtige Besprechungen anberaumen.

Bei unsachgemäßem Gebrauch kann E-Mail jedoch die Produktivität beeinträchtigen. Laut einer Studie, die 2012 vom McKinsey Global Institute veröffentlicht wurde, verbringt ein Arbeitnehmer durchschnittlich mehr als ein Viertel seines Tages mit dem Beantworten und Lesen von E-Mails. Seine Umfrage ergab, dass E-Mail neben “rollenspezifischen Aufgaben” die zweithäufigste zeitraubende Aktivität für Arbeitnehmer ist.

Unternehmensleiter, CEOs und Manager erhalten oft Hunderte, wenn nicht Tausende von E-Mails pro Tag. Das Lesen und Beantworten jeder einzelnen Nachricht kann zu einem Zeit- und Energieaufwand werden.

Ein überfüllter E-Mail-Posteingang – gefüllt mit alten, ungeöffneten oder unwichtigen Nachrichten – wird nicht nur Sie frustrieren. Sie wird Sie daran hindern, Ihre Zeit optimal zu nutzen, und Sie von anderen Verpflichtungen ablenken.

Hier sind vier Strategien, um Ihre E-Mails besser zu verwalten und die Nachrichten in Ihrem Posteingang auf ein Minimum zu beschränken.

1. Nehmen Sie sich Zeit zum Lesen und Beantworten von E-Mails

Lassen Sie Ihr E-Mail-Programm nicht den ganzen Tag geöffnet. Warnmeldungen und Pieptöne von eingehenden Nachrichten können Ihren Arbeitsfluss unterbrechen und Sie unkonzentriert machen.

Planen Sie stattdessen bestimmte Zeitblöcke über den Tag verteilt ein, um Ihre E-Mails abzurufen. Sie könnten sogar versuchen, Ihren Kalender zu markieren und Ihre Verfügbarkeit auf “beschäftigt” zu setzen.

Schalten Sie gegebenenfalls Ihr Mobiltelefon aus und schließen Sie Ihre Bürotür, um Unterbrechungen durch Familienmitglieder (wenn Sie von zu Hause aus arbeiten) oder Mitarbeiter zu vermeiden.

Erstellen Sie eine E-Mail-Antwort wie diese, die von Tim Ferriss in The 4-Hour Work Week zitiert wurde: “Aufgrund der hohen Arbeitsbelastung überprüfe und beantworte ich E-Mails derzeit zweimal täglich um 12:00 Uhr und 16:00 Uhr. Wenn Sie dringende Hilfe benötigen (bitte stellen Sie sicher, dass es dringend ist), die nicht bis 12:00 Uhr mittags oder 16:00 Uhr abends warten kann, kontaktieren Sie mich bitte telefonisch unter 555-555-555555”.

Der Zeitaufwand für die Überprüfung von E-Mails und die Beantwortung hängt davon ab, wie häufig Sie die Nachrichten überprüfen und wie viele Sie normalerweise erhalten. Einige Unternehmer finden es effektiver, stündlich 10 Minuten für E-Mails aufzuwenden. Andere ziehen es vor, E-Mails nur zwei- oder dreimal pro Tag zu überprüfen.

2. Sofort-Maßnahmen ergreifen

Schnelle Entscheidungen und sofortiges Handeln helfen Ihnen, Ihren E-Mail-Posteingang unter Kontrolle zu halten. Es geht darum, nicht bis morgen zu verzögern, was sofort umgesetzt werden kann.

Wenn Sie Ihre Nachrichten überprüfen, durchsuchen Sie den Posteingang nach E-Mails, die sofort gelöscht werden können, wie Spam oder Werbe-E-Mails. Wählen Sie dann Nachrichten aus, die keine Antwort erfordern und löschen oder archivieren Sie sie. Sobald Sie die Anzahl der Nachrichten in Ihrem Posteingang reduziert haben, können Sie besser beurteilen, welche die kritischsten sind.

Lassen Sie wichtige E-Mails nicht tagelang in Ihrem Posteingang liegen. Wenn Sie nicht im Urlaub sind, antworten Sie innerhalb von 48 Stunden. Antworten Sie dem Absender, sobald Sie seine oder ihre Nachricht gelesen haben.

Wenn Sie nicht sofort antworten können, teilen Sie dem Absender mit, dass Sie die Nachricht erhalten haben und sich in Kürze mit ihm in Verbindung setzen werden. Setzen Sie eine Frist und gehen Sie der Sache nach.

3. Organisieren Sie einen Posteingang mit Etiketten, Ordnern und Kategorien

Obwohl ein Großteil der E-Mails gelöscht werden kann, werden Sie höchstwahrscheinlich Nachrichten zu wichtigen Aspekten Ihres Unternehmens aufbewahren wollen. Die Korrespondenz zwischen Kunden, Kollegen und Mitarbeitern kann dazu beitragen, etwaige Missverständnisse zu klären. In den meisten E-Mail-Programmen können Benutzer Nachrichten mit bestimmten Labels oder Kategorien kennzeichnen.

Sie können Nachrichten priorisieren, gruppieren, sortieren und ablegen, um Ihren Posteingang zu organisieren. Je besser Ihr Ablagesystem ist, desto leichter finden Sie bestimmte E-Mails, wenn Sie sie brauchen. Erstellen Sie übergeordnete Kategorien für allgemeine Themen wie die folgenden: Kunden, Projekte und Finanzen.

Verwenden Sie dann Unterkategorien, um E-Mails zu bestimmten Kunden oder Projekten abzulegen. Bevor Sie eine Nachricht ablegen, stellen Sie sicher, dass die Betreffzeile suchfreundlich ist. Wenn sie den Inhalt der E-Mail nicht genau beschreibt, bearbeiten Sie die Betreffzeile, bevor sie kategorisiert und archiviert wird.

4. Unerwünschte Werbe-E-Mails abbestellen

Newsletter und Werbung können Ihren Posteingang überfüllen und wichtige Nachrichten begraben. Räumen Sie das Durcheinander auf.

Melden Sie den Empfang von Nachrichten von bestimmten Absendern ab, wenn Sie deren Werbemails nicht mehr erhalten möchten oder keine Zeit mehr haben, sie zu lesen. Um den Abmeldevorgang schnell und schmerzlos zu gestalten, durchsuchen Sie Ihren Posteingang nach dem Begriff “Abmelden”. Überprüfen Sie die Suchergebnisse und bestimmen Sie, wessen E-Mails Sie weiterhin begrüßen würden und auf welche Sendungen Sie am liebsten verzichten möchten.