Die Verwendung eines virtuellen Assistenten kann Ihnen Stunden von Ihrer Arbeitswoche abnehmen, aber zu wissen, welche Aufgaben Sie delegieren müssen, kann schwierig sein, egal ob Sie ein Unternehmen gründen oder ausbauen wollen. Die meisten virtuellen Assistenten sind Vertragsarbeiter oder Freiberufler, die ihre Arbeit von zu Hause aus erledigen und sich auf Verwaltungsaufgaben konzentrieren, die denen eines leitenden Assistenten oder einer Sekretärin ähneln. Websites, die sich auf Vertragsarbeiter spezialisieren, wie odesk.com und elance.com, haben Tausende von Angeboten für virtuelle Assistenten.

Da die Zahl der virtuellen Assistenten zunimmt, ist ihre Fachkenntnis mittlerweile sehr umfangreich, was es einfacher macht, jemanden zu finden, der zu Ihrer Organisation passt, sagt Jaleh Bisharat, Vizepräsidentin für Marketing bei oDesk.com, die ihren Sitz in Redwood City, Kalifornien, hat. Im Jahr 2012 gab es bei oDesk 25.000 Stellenausschreibungen für virtuelle Assistenten, verglichen mit etwa 2.500 im Jahr 2008.

Unternehmer können virtuelle Assistenten für alles einsetzen, von Anrufen beim Verkäufer oder Kundendienst bis hin zum Versenden von Dankeskarten an potenzielle Kunden. Es ist wichtig, Vertrauen aufzubauen, genau wie bei einem Festangestellten. “Sie werden zu einem Teammitglied, das zufällig aus der Ferne arbeitet”, sagt Bisharat. Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Hier sind 10 Möglichkeiten, wie Sie einen virtuellen Assistenten einsetzen können, um Ihr Geschäft zu verbessern.

1. Buchhaltung

Rechnungen und andere buchhalterische Angelegenheiten im Auge zu behalten, kann eines der einfachsten Dinge sein, die man einem virtuellen Assistenten zuweisen kann, sagt Kathy Colaiacovo, Marketing-Direktorin der International Virtual Assistants Association, einer Handelsgruppe mit Sitz in Henderson, New York. Viele kleine Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre Buchhaltungssysteme mit ihren virtuellen Assistenten zu teilen, die dann Aufgaben wie ausstehende Rechnungen oder unbezahlte Rechnungen weiterverfolgen können. “Sie müssen eine gewisse Kontrolle (einschließlich) Passwörter und Zugang zu den Konten abgeben”, sagt Colaiacovo.

2. Datenbank-Einträge

Ob es sich um eine Menge neuer Visitenkarten handelt, die auf einer Konferenz abgeholt wurden oder um aktualisierte Informationen für bestehende Kontakte – Datenbanken aktuell zu halten, ist eine geeignete Aufgabe für virtuelle Assistenten. Geben Sie Ihre Bedürfnisse und Erwartungen genau an und stellen Sie sicher, dass der virtuelle Assistent diese Art von Arbeit schon einmal gemacht hat, damit weniger Raum für Fehler bleibt, sagt Kramer Harrawood. “Nachbereitung ist eine große Sache für Geschäftsinhaber. Manchmal faxen oder scannen Kunden Visitenkarten an uns und virtuelle Assistenten schließen sie an die Datenbank an.

3. Daten-Präsentationen

Die Umwandlung von Rohdaten in eine übersichtliche PowerPoint-Präsentation oder die Zusammenfassung von Forschungsergebnissen in einem Word-Dokument kann eine enorme Zeitersparnis bei der Vorbereitung von Besprechungen bedeuten, sagt Rich Pearson, Chief Marketing Officer bei eLance.com, einer Job-Website für Freiberufler in Mountain View, Kalifornien, die selbst einen virtuellen Assistenten verwendet. “Die Daten kommen in einem Format zurück, das ich mit anderen teilen kann”, sagt er.

4. E-Mail-Verwaltung

Damit Sie keine Zeit in Ihrem E-Mail-Posteingang verschwenden, filtern einige virtuelle Assistenten Ihre wichtigsten E-Mails und beantworten den Rest in Ihrem Namen, sagt Colaiacovo. Eine solche E-Mail-Verwaltung ist aus der Ferne einfach zu bewerkstelligen, aber Sie müssen Anleitungen geben, wie Sie die wichtigsten E-Mails heraussuchen können und den Assistenten bitten, Sie zu kopieren, bevor er Antworten versendet, um das Fehlerrisiko zu verringern.

5. Soziale Aufgaben

Virtuelle Assistenten können eine gute Wette sein, wenn es darum geht, Aufgaben wie das Schreiben von Urlaubskarten oder das Versenden von Dankeskarten zu erledigen, sagt Bisharat, der anmerkt, dass soziale Aufgaben zu einer sehr häufigen Aufgabe geworden sind. Solche Aufgaben können für Geschäftsleute “alles verzehren”, sagt sie, “aber ein guter virtueller Assistent kann sich um all das kümmern”.

6. Reise-Recherche

Virtuelle Assistenten sind eine großartige Ressource für die Suche nach Hotels, die Buchung von Flugpreisen und die Ausarbeitung von Reiserouten sowohl für geschäftliche als auch für private Zwecke, sagt Pearson. Die Assistenten können die Vorteile der wachsenden Zahl von Reiserecherche-Tools nutzen und Websites im Internet überprüfen. Sie können sich auch mit dem Ärger auseinandersetzen, den das Navigieren durch Zeitzonen bei der Buchung oder der telefonischen Suche nach internationalen Reisemöglichkeiten mit sich bringt.

7. Terminplanung

Da viele Planungswerkzeuge online verfügbar sind, verwalten virtuelle Assistenten die Kalender vieler Kunden, sagt Kramer Harrawood. Zu den Aufgaben gehören der Umgang mit Einladungen von anderen, die Planung von Terminen mit Kunden und die Unterstützung bei der Planung von Veranstaltungen. “Es geht darum, es sich bequem zu machen und den Kalender loszulassen”, sagt Kramer Harrawood gegenüber einem Nicht-Mitarbeiter, der aus der Ferne arbeitet.

8. Suche nach Geschäftsideen

Die Priorisierung potenzieller Geschäftsmöglichkeiten kann eine Herausforderung sein, aber virtuelle Assistenten können bei diesem Prozess helfen. Bei der Entscheidung, was bei eBay verkauft werden soll, bittet O’Brien beispielsweise seinen virtuellen Assistenten, sich nach Produkten umzusehen, deren Wiederverkauf rentabel sein kann. “Ich gebe ihnen eine ganze Reihe von Websites, die sie besuchen können und sie übernehmen die Sache dann”, sagt er. “Sie suchen nach Clearance Artikeln und anderen Arten von Produkten.

9. Vorbereitung auf Branchenwissen

Da nur wenig Zeit zur Verfügung steht, um sich über Branchennachrichten auf dem Laufenden zu halten, haben sich einige kleine Unternehmen an virtuelle Assistenten gewandt, um die wichtigsten Ereignisse im Auge zu behalten. Viele Führungskräfte nutzen dann die Brancheninformationen, um ihren Twitter-Feed zu aktualisieren oder interessante Entwicklungen im Gespräch mit Kunden und Interessenten anzusprechen. Dies trägt dazu bei, dass “Führungskräfte scheinbar immer aktuelle Nachrichten haben”, sagt Pearson.

10. Online-Recherche

Sie können Internet-Recherchen leicht an virtuelle Assistenten auslagern. Zu den häufigsten Anfragen gehören die Suche nach Informationen auf Unternehmenswebsites, die Erkundung neuer Produkte und die Überprüfung potenzieller Mitarbeiter oder Geschäftskontakte, sagt Sue Kramer Harrawood, Präsidentin von Peace of Mind Virtual Assistance, einer Firma in Orland Park, Illinois, die Unternehmen virtuelle Assistenten zur Verfügung stellt. Stellen Sie sicher, dass Sie klare Anweisungen zusammen mit Benutzernamen und Passwörtern schicken, damit die Assistenten Zugang zu speziellen Suchwerkzeugen oder bezahlten Websites erhalten. Tristen O’Brien, ein eBay-Marketingexperte in Westfield, Indiana, bittet seinen Assistenten, ihm bei der Suche nach Blog-Themen zu helfen und gelegentlich seinen Blog über eBay-Verkäufe Korrektur zu lesen. “Sie recherchiert, was im Trend liegt und erstattet mir Bericht”, sagt O’Brien.